Ako zabezpečiť lepšie prezentácie?

Často sa stáva v organizáciách, ktoré sa zaoberajú zlepšovaním procesov v organizácii, že ste vyzvaný k prezentácii pre svojich kolegov, nadriadených alebo ste ohľadom tejto požiadavky priamo postavený aj pred vrcholový manažment. Počas mojej kariéry som sa stretol s rôznymi prezentáciami, či už to boli obchodné prezentácie u zákazníkov (na oboch stranách J) alebo išlo prezentácie na rôznych konferenciách. Veľmi často sa mi stávalo, že poslucháči boli zahltení všetkými možnými číslami a výsledkami, ktoré ich do značnej miery unavili.

Na základe toho som sa pokúsil zosumarizovať niekoľko základných pravidiel k tomu, aby sme dokázali "nakaziť" svojou prezentáciou ľudí, ktorí sedia aj v zadných radoch. Tieto prístupy vám zabezpečia úspešné prezentovanie vašich výsledkov.

Prezentácia musí mať jasný cieľ

Pred tým ako predstúpite pred auditórium a začnete rozprávať musíte mať jasný cieľ, dúfam, že totožný s prezentáciou. Je základným cielom prezentácie informovať ľudí o niečom? Je cieľom vliať viac entuziazmu tímu a motivovať ho? Alebo vzdelávať tím v nejakej špecifickej zručnosti?

Tento cieľ determinuje čo sú teda kľúčové body vašej prezentácie. To, čo by si malo auditórium odniesť po prezentácií. Niektorí autori nazývajú tieto body "Power Sound Bite". Čo je jadro myšlienky alebo konceptu o ktorom chceme rozprávať. Veľmi komplexný nadpis potrebuje oveľa silnejšiu "správu", ktorú si majú účastníci odniesť v závere prezentácie.

Neprepĺňajte svoje slides textom

Kedysi na jednej konferencii jeden akademik prišiel s prezentáciou, kde mal v textový súbor v .pdf formáte a postupne ho roloval a ukazoval jednotlivé časti textu. Riešenie je prosté. Pravidlo je nedávať na slide viac ako 5 odrážok s jasným posolstvom, napr. zvýšenie ukazovateľa predaja a nie zamerať sa na zvyšovanie obratu pomocou zvýšenia aktivity obchodných zastupcov. Vzhľadom na oblasť o ktorej sa rozprávame, pri riadení výkonnosti sa dá predpokladať, že celé auditórium pozná ukazovatele, ktoré sú používané na hodnotenie jednotlivých procesov.

Okrem toho netreba zabúdať na faktor únavy, pretože ak chcem predstaviť veľa informácií naraz, tak sa postupne dostaví únava zo sledovania dát a neskôr aj strata pozornosti. Tento fakt samozrejme nabáda k zapojeniu rôznych scenárov, ako napr. otázky a zapojenie poslucháčov, robenie prestávok, atď ...

Takže záverom tohto pravidla je, že pokiaľ prezentujete pokúste sa nájsť vyvážený mix medzi príbehmi, anekdotami a niekoľkými štatistikami. To vám zaručí úspech pri prezentácií. Nezabúdajte na to, pretože pri dobrej prezentácií nestačí iba dodržiavať správne veľkosti písma a corporate manual. Veď skúste prečitať font Arial 10 zo vzdialenosti 3 metrov.

Hovorte zreteľne

Pre dobrú prezentáciu nestačí prečítať jednotlivé odrážky. Experti v prezentáciach vždy mixujú svoje príbehy s témou ktorá je na slide. Dokonca aj keď prezentujete štatistické výstupy dá sa nájsť zábavná historka na vysvetlenie dát. Dôležité je však to, že ak rozprávate vtip tak vždy musí súvisieť s témou. Ak sa vám to nepodarí , tak vaša prezentácia stratí zmysel a nebude mať šancu na úspech.

Teraz je asi priestor, aby som dal príklad prezentácie, ako to určite nerobiť. Pred pár rokmi som bol účastníkom seminára o riadení spoločnosti. Bol organizovaný renomovanou firmou v oblasti controllingu. Jede z prezentátorov vyšiel na pódium a začal "povedali mi, že by som mal začať nejakým vtipom" a povedal nejaky starý vtip s medveďom a nejakými turistami. Dopustil sa hneď 2 chýb, jeho podanie vtipu bolo strašné (nevedel rozprávať vtipy) a vtip vôbec nesúvisel s témou jeho prezentácie.

Dobré je začať nejakým príbehom v ktorom popíšete váš osobný prístup k téme. Čo bolo vašou motiváciou. Nemali by ste samozrejme prestať s príbehom po 2-3 minutách.

Pozor: Nie je vhodné hovoriť vtip na každom slide!

Poznajte materiál s ktorým pracujete

Toto je asi najpodstatnejší princíp, ktorý by ste si mali zapamätať, keď chystáte prezentáciu. Je veľmi zlé, keď prezentujúci nepozná obsah prezentovanej témy lepšie ako ktokoľvek iný v miestnosti. Existuje len jedna cesta ako to robiť dobre – neustále trénovať prezentovanie!

Kedysi som prichystal set prednašok, ktoré naśledne prezentovali moji kolegovia, aj keď mali dostatočne dlhú prípravu tak výsledky boli veľmi zmiešané. Účastníci prednášok mali pripomienky, že prezentujúci len prečítali, čo mali v príprave a na slidoch bez hlbšieho poznania problému. Následne po pár dňoch v call centre, keď si na vlastnej koži vyskúšali čo je to robiť help desk a pomáhať ľuďom s problémami, tak zlepšili aj svoju prezentáciu. Jednoducho sa dostali do stavu, keď boli skutočne najlepšími v miestnosti.

Nie je nič horšie, ako keď prezentátor vidí prezentáciu prvý krát počas prezentácie.

Na záver

Uvedomte si že najhorším čo sa môže stať je, že na základe vášho nepripraveného výstupu sa zrealizujú rozhodnutia, ktoré vašu spoločnosť posunú niekam, kam to vôbec nebolo potrebné.

Takže držte sa týchto zopár pravidiel a vaše prezentácie budú mať úspech.

Budúcnosť BI

V oblasti budovania Business Intelligece sme ubehli velmi velký kus cesty od prvých "analytických" databáz až po jasne defionované oblasti ako je Data Warehousing, Business Intelligence a Performance management. Myslím si však, že nasledujúcim krokom vo vývoji bude oblasť, ktorá sa bude viac zameriavať na analytické schopnosti BI a ich podporu rozhodovania (Business Analysis).

V začiatkoch sme sa zameriavali na vybudovanie databáz integrovaných a historických dát (to bola éra Datových skladov). Neskôr niekedy okolo roku 2000 sa hlavné úsilie sústredilo na nástroje pre reporting a analyzovanie informácií obsiahnutých v dátových skladoch a v záverečnej etape sme sa sústredili na riadenenie výkonnosti spolu so zlepšením monitorovania KPI (kľučových indikátorov výkonnosti).

Myslím, že najbližšia dekáda zameria na podporu rozhodoavania. Je mi jasné, že sa to ľahko povie, ale je potrebné vyriešiť ešte obrovské množstvo otázok zameraných na to, akými procesmi vyhosnocuje jednotlivé informácie ľudský mozok. Keďže dnes už sme schoní spracovať veľké množstvo dát a spraviť z nich informácie. To čo je nám neznáme je, ako tieto informácie spracuje ľudský mozog. Kedysi dávno som počul pekné prirovanie, že manažérsky IS je natoľko dobrý ako dobrý je manžment, ktorý ho využíva, pretože vždy priraďuje jednotlivým informáciam iba takú prioritu aké má už danou oblasťou skúsenosti. Ale aby som sa vrátil k téme myslím si že v oblasti vývoja bude skutočne veľký nárast v involvovaní psychológov a rôznych terapeutov, ktorí sú schopní vysvetliť, čo sa deje v ľudskom mozgu

V tomto roku bude možné sledovať v oblasti podpory rozhodovania silný pokrok k robustným kolaboratívnym schopnostiam obsiahnutým v BI nástrojoch a ci využitiu k dodávaniu formalizovaných metód pre hodnotenie efektívnosti rozhodovania.

Spolupráca

Vačšina súčasných lídrov zaraďuje sociálne média do ich nástrojov na to aby zlepšili shopnosť spolupráce a podpory rozhodovania, Napríklad Swivel umožnuje užívateľom hodnotiť a komentovať publikované reporty a grafy. Podobne aj daľši výrobcovia používajú prvky pri svojích analýzach napr. SAS Institute. Iní sa zameriavajú na možnosti využitia sociálnych sietí ako je Linkedin, Facebook, aby sa "našli" ľudia ktorý by dokázali zvýšiť analytické schopnosti organizácie nad publikovanými dátami.

Samozrejme súčasní BI dodávatelia v oblasti spracovania analýz umžňujú spracovávať analýzu v krokoch, ktoré sú pravdivé a "auditovateľné" pomocou makier. Samozrejmosťou je v súčasnej dobe možnosť diskusie nad reportom a integrácia reportov a komunikácie pomocou e-mailov.

Okrem všeobecne známych sociálnych sieti môžeme vidieť aktivity v oblasti vytvárania nazávislých colaboračných platforiem, ktoré spájajú ľudí, procesy a dokumenty ovela jadnoduchšie a transparentnejšie umožňujú rozhodovať. Napríklad SAP pracuje na Online prostredí 12Sprints, ktorý ponúka vzory špecifických typov kolaboračných aktivít samozrejme google debutuje so svojim Google Wave, kde sa spája do komunikačného prostredia instant messaging a spolupráca nad dokumentami. Určite v v tomto smere už zabehnutí hráči ktorý používajú Skype, Google Docs, Google Groups, Facebook a Web conferencing systémy, ako napríklad GoToMeeting. Tieto nástroje sa postupom času stanú integrálnou súčasťou BI nástrojov.

Riadenie rozhodovania

Niektoré BI kompetečné centrá majú skvelú prácu monitorovať využitie BI nástrojov, ale problematické je že v podstate nemajú čo monitorovať a ani vyhodnocovať efektivitu ako inforácie získané z BI pomohli užívateľom. To čo je dôlžité začať monitorovať rozhodnutia, ktoré užívatelia urobili pomcou BI nástrojov a potom môžeme hodnotiť efektivitu týchto rozhodnutí v súlade so strategickými cielmi. Mali by sme sa viac zamerať na procesy a procedúry ako zvýšiť schopnosť užívateľov korektne interpretovať dáta, ktoré majú k dispozicii.

Takže čo bude nasledovať?

Nástroje v oblasi BI v blízkej budúcnosti budú vytvárať resp. využívať kolaboratívne prostredie k zlepšeniu rozhodovania a meraňiu efektívnosti rozhodnutí na kontinuálnej báze (spomínam si, že takéto myšlienky boli prapôvodnou témou mojej dizertácie pred 12 rokmi J). Je potrebné definovať procesy a procedúry aby sme si boli istý, že ľudia a tímy správne interpretujú dáta a využívajú ich k dennodeným aktivitám. Pomocou aplikovania spoluráce a riadenia na rozhodovanie môžeme pomôcť našim organizáciam získať oveľa väčšiu návratnosť investícií do BI.

A toto je skutočné nasledujúci krok vo vývoji BI.