Často sa stáva v organizáciách, ktoré sa zaoberajú zlepšovaním procesov v organizácii, že ste vyzvaný k prezentácii pre svojich kolegov, nadriadených alebo ste ohľadom tejto požiadavky priamo postavený aj pred vrcholový manažment. Počas mojej kariéry som sa stretol s rôznymi prezentáciami, či už to boli obchodné prezentácie u zákazníkov (na oboch stranách J) alebo išlo prezentácie na rôznych konferenciách. Veľmi často sa mi stávalo, že poslucháči boli zahltení všetkými možnými číslami a výsledkami, ktoré ich do značnej miery unavili.
Na základe toho som sa pokúsil zosumarizovať niekoľko základných pravidiel k tomu, aby sme dokázali "nakaziť" svojou prezentáciou ľudí, ktorí sedia aj v zadných radoch. Tieto prístupy vám zabezpečia úspešné prezentovanie vašich výsledkov.
Prezentácia musí mať jasný cieľ
Pred tým ako predstúpite pred auditórium a začnete rozprávať musíte mať jasný cieľ, dúfam, že totožný s prezentáciou. Je základným cielom prezentácie informovať ľudí o niečom? Je cieľom vliať viac entuziazmu tímu a motivovať ho? Alebo vzdelávať tím v nejakej špecifickej zručnosti?
Tento cieľ determinuje čo sú teda kľúčové body vašej prezentácie. To, čo by si malo auditórium odniesť po prezentácií. Niektorí autori nazývajú tieto body "Power Sound Bite". Čo je jadro myšlienky alebo konceptu o ktorom chceme rozprávať. Veľmi komplexný nadpis potrebuje oveľa silnejšiu "správu", ktorú si majú účastníci odniesť v závere prezentácie.
Neprepĺňajte svoje slides textom
Kedysi na jednej konferencii jeden akademik prišiel s prezentáciou, kde mal v textový súbor v .pdf formáte a postupne ho roloval a ukazoval jednotlivé časti textu. Riešenie je prosté. Pravidlo je nedávať na slide viac ako 5 odrážok s jasným posolstvom, napr. zvýšenie ukazovateľa predaja a nie zamerať sa na zvyšovanie obratu pomocou zvýšenia aktivity obchodných zastupcov. Vzhľadom na oblasť o ktorej sa rozprávame, pri riadení výkonnosti sa dá predpokladať, že celé auditórium pozná ukazovatele, ktoré sú používané na hodnotenie jednotlivých procesov.
Okrem toho netreba zabúdať na faktor únavy, pretože ak chcem predstaviť veľa informácií naraz, tak sa postupne dostaví únava zo sledovania dát a neskôr aj strata pozornosti. Tento fakt samozrejme nabáda k zapojeniu rôznych scenárov, ako napr. otázky a zapojenie poslucháčov, robenie prestávok, atď ...
Takže záverom tohto pravidla je, že pokiaľ prezentujete pokúste sa nájsť vyvážený mix medzi príbehmi, anekdotami a niekoľkými štatistikami. To vám zaručí úspech pri prezentácií. Nezabúdajte na to, pretože pri dobrej prezentácií nestačí iba dodržiavať správne veľkosti písma a corporate manual. Veď skúste prečitať font Arial 10 zo vzdialenosti 3 metrov.
Hovorte zreteľne
Pre dobrú prezentáciu nestačí prečítať jednotlivé odrážky. Experti v prezentáciach vždy mixujú svoje príbehy s témou ktorá je na slide. Dokonca aj keď prezentujete štatistické výstupy dá sa nájsť zábavná historka na vysvetlenie dát. Dôležité je však to, že ak rozprávate vtip tak vždy musí súvisieť s témou. Ak sa vám to nepodarí , tak vaša prezentácia stratí zmysel a nebude mať šancu na úspech.
Teraz je asi priestor, aby som dal príklad prezentácie, ako to určite nerobiť. Pred pár rokmi som bol účastníkom seminára o riadení spoločnosti. Bol organizovaný renomovanou firmou v oblasti controllingu. Jede z prezentátorov vyšiel na pódium a začal "povedali mi, že by som mal začať nejakým vtipom" a povedal nejaky starý vtip s medveďom a nejakými turistami. Dopustil sa hneď 2 chýb, jeho podanie vtipu bolo strašné (nevedel rozprávať vtipy) a vtip vôbec nesúvisel s témou jeho prezentácie.
Dobré je začať nejakým príbehom v ktorom popíšete váš osobný prístup k téme. Čo bolo vašou motiváciou. Nemali by ste samozrejme prestať s príbehom po 2-3 minutách.
Pozor: Nie je vhodné hovoriť vtip na každom slide!
Poznajte materiál s ktorým pracujete
Toto je asi najpodstatnejší princíp, ktorý by ste si mali zapamätať, keď chystáte prezentáciu. Je veľmi zlé, keď prezentujúci nepozná obsah prezentovanej témy lepšie ako ktokoľvek iný v miestnosti. Existuje len jedna cesta ako to robiť dobre – neustále trénovať prezentovanie!
Kedysi som prichystal set prednašok, ktoré naśledne prezentovali moji kolegovia, aj keď mali dostatočne dlhú prípravu tak výsledky boli veľmi zmiešané. Účastníci prednášok mali pripomienky, že prezentujúci len prečítali, čo mali v príprave a na slidoch bez hlbšieho poznania problému. Následne po pár dňoch v call centre, keď si na vlastnej koži vyskúšali čo je to robiť help desk a pomáhať ľuďom s problémami, tak zlepšili aj svoju prezentáciu. Jednoducho sa dostali do stavu, keď boli skutočne najlepšími v miestnosti.
Nie je nič horšie, ako keď prezentátor vidí prezentáciu prvý krát počas prezentácie.
Na záver
Uvedomte si že najhorším čo sa môže stať je, že na základe vášho nepripraveného výstupu sa zrealizujú rozhodnutia, ktoré vašu spoločnosť posunú niekam, kam to vôbec nebolo potrebné.
Takže držte sa týchto zopár pravidiel a vaše prezentácie budú mať úspech.